Whistleblowing

Pravidla pro vedení vnitřního oznamovacího systému společnosti ADOZ, s.r.o. dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen "ZOCH").

I.
Působnost vnitřního oznamovacího systému

1.1 Vnitřní oznamovací systém naplňuje závazný interní postup a pravidla pro podávání a přijímání oznámení o protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů, jakož i posuzování důvodnosti takových oznámení a všech dalších souvisejících činností.

1.2 Vnitřní oznamovací systém se vztahuje na celou společnost a je závazný pro všechny její organizační součásti.

1.3 Vnitřní oznamovací systém se vztahuje na všechny zaměstnance společnosti v pracovněprávním vztahu a na další dotčené fyzické osoby, které vykonávají pro společnost práci anebo jinou obdobnou činnost na základě jiného smluvního vztahu, na uchazeče o zaměstnání a na osoby vykonávající u společnosti odbornou praxi, stáž anebo jinou obdobnou činnost, jakož i na členy všech orgánů společnosti.

1.4 Vnitřní oznamovací systém se dále přiměřeně použije i na další fyzické osoby, které jsou v postavení zaměstnance, člena orgánu anebo společníka každé právnické osoby, jež je dodavatelem zboží, služeb nebo stavebních prací, nebo jsou samy takovým dodavatelem v postavení nezávislého podnikatele (osoby samostatně výdělečně činné).

II.
Účel vnitřního oznamovacího systému

2.1 Působnost vnitřního oznamovacího systému se vztahuje na podávání, přijímání, prošetřování a posuzování důvodnosti oznámení, která:

a) mají znaky trestného činu,
b) mají znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
c) porušují zákon o ochraně oznamovatelů nebo
d) porušují jiný právní předpis České republiky nebo předpis Evropské unie v oblasti:

finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
daně z příjmů právnických osob,
předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
ochrany spotřebitele,
souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
ochrany životního prostředí,
bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
ochrany finančních zájmů Evropské unie nebo
fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

2.2 Zákonem o ochraně oznamovatelů není dotčena zákonná povinnost oznámit přímo orgánům činným v trestním řízení spáchané trestné činy, které jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 368 zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník (dále jen „oznamovací povinnost“).

III.
Podávání a přijímání oznámení

3.1 Oznámení o protiprávním jednání lze v rámci vnitřního oznamovacího systému podat v souladu s požadavky zákona o ochraně oznamovatelů následujícími způsoby:

a) písemně v elektronické podobě: adoz.wb@adoz.cz,
b) písemně v listinné podobě zaslané jako listovní zásilka na poštovní adresu společnosti: ADOZ, s.r.o., Výrobní 1441, 593 01 Bystřice nad Pernštejnem, a to s tím, že obálka musí být označena slovy: „NEOTVÍRAT – k rukám poveřence pro lidská práva“,
c) ústně – na telefonním čísle +420 771 161 589,
d) osobně po dohodě s příslušnou osobou; v tomto případě musí příslušná osoba oznámení přijmout osobně od oznamovatele v přiměřené lhůtě, nejpozději však do čtrnácti (14) dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.

3.2 Oznámení lze při splnění zákonných podmínek rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti (oznamovatel.justice.cz) a/nebo přímo u příslušného orgánu veřejné moci, tj. u Policie ČR, orgánů státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů veřejné správy dle jejich působnosti.

3.3 K přijímání oznámení, k jejich prošetřování a posuzování důvodnosti, ke komunikaci s oznamovatelem, k navrhování opatření k nápravě, jakož i k dalším činnostem podle § 11 a § 12 zákona o ochraně oznamovatelů je společností určena příslušná osoba.

Příslušná osoba zároveň vykonává funkci pověřence pro lidská práva: Květoslava Hájková, e-mail: adoz.wb@adoz.cz, telefon: +420 771 161 589.

3.4 Příslušná osoba zašle oznamovateli nejpozději do sedmi (7) dnů ode dne podání oznámení vyrozumění o přijetí oznámení. To neplatí pouze v případě, kdy:
a) oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.

3.5 V případě, že se co do obsahu skutkově nejedná o oznámení ve smyslu § 2 ZOCH, takové oznámení již příslušná osoba dále neprošetřuje a nezahájí posuzování jeho důvodnosti, o čemž oznamovatele rovněž ve lhůtě sedmi (7) dnů ode dne podání oznámení vyrozumí. To neplatí, jde-li o stížnost podle čl. VI; ta se vyřizuje podle č. VI.

3.6 Příslušná osoba je povinna každé podané oznámení řádně a včas zaevidovat v evidenci oznámení, přidělit mu příslušný identifikátor a dále jej vést výhradně pod tímto identifikátorem.

IV.
Posuzování důvodnosti oznámení

4.1 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do třiceti (30) dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti oznámení může ve výjimečných případech činit devadesát (90) dnů ode dne podání oznámení. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna vždy oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.

V.
Opatření na ochranu oznamovatelů

5.1 V rámci vedení vnitřního oznamovacího systému, jakož i při souvisejících anebo dalších činnostech všech zaměstnanců a/nebo členů orgánů společnosti platí přísný zákaz uplatňování jakýchkoli odvetných opatření vůči oznamovatelům.

VI.

Rozšířený stížnostní mechanismus

6.1 Nad rámec oznámení podle ZOCH přijímá příslušná osoba prostřednictvím kanálů podle bodu 3.1 také stížnosti týkající se porušení Etického kodexu společnosti, zejména v oblasti lidských práv a pracovních podmínek, ochrany životního prostředí a neetických obchodních praktik.

6.2 Stížnost může podat kterákoli osoba, jíž se činnost společnosti dotýká, zejména zaměstnanci, agenturní pracovníci, dodavatelé a jejich zaměstnanci, zákazníci, subdodavatelé a místní komunity.

6.3 Stížnost lze podat i anonymně. Potvrzení přijetí a vyrozumění o výsledku zasílá příslušná osoba jen tehdy, uvede-li stěžovatel kontakt.

6.4 Pro vyřizování stížností platí přiměřeně lhůty podle bodů 3.4 a 4.1, povinnost mlčenlivosti, ochrana totožnosti a zákaz odvetných opatření.

6.5 Je-li stížnost důvodná, příslušná osoba při návrhu nápravných opatření podle potřeby konzultuje stěžovatele nebo jeho zástupce.

6.6 Stěžovatel, který nesouhlasí s výsledkem vyřízení, se může do 15 dnů od jeho doručení odvolat k jednateli společnosti, který odvolání posoudí do 30 dnů. Účinnost oznamovacího a stížnostního mechanismu se vyhodnocuje nejméně jednou za 12 měsíců.

VII.

Další ustanovení

7.1 V souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému u společnosti dochází ke zpracování osobních údajů, na které se vztahují příslušné právní předpisy, zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále také jen „GDPR“).

7.2 Společnost jako správce osobních údajů a jako povinný subjekt podle ZOCH zpracovává osobní údaje na základě právního důvodu (titulu): plnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Doba uchování osobních údajů obsažených v oznámení a v dokumentech spojených s oznámením činí pět (5) let ode dne přijetí oznámení.

7.3 Další práva a povinnosti společnosti neuvedené v tomto dokumentu se řídí příslušnými paragrafy zákona o ochraně oznamovatelů.

ADOZ02260101C